Montar o próprio negócio exige muita atenção e uma dose extra de cuidado, principalmente quando o assunto são as obrigações burocráticas. Embora as clínicas médicas façam um trabalho de extrema importância, lidando com a saúde dos pacientes de forma contínua, elas não estão isentas dessas obrigações, principalmente quando falamos em emitir nota fiscal.
Para se ter ideia da importância dessa tarefa, quem não realiza a emissão pode enfrentar sérios problemas legais, já que tal prática é vista como sonegação de impostos. E acredite, bancar o “esperto” para cima do Fisco não costuma funcionar, resultando em grandes prejuízos.
Você quer entender mais sobre o tema e descobrir os principais motivos para emitir notas fiscais na sua clínica? Então, não perca tempo e confira este artigo especial até o final. Vamos começar?
Certo. Mas, o que é e para que serve uma nota fiscal?
Antes de mais nada, precisamos entender o que há por trás de uma nota fiscal. Ou seja, qual seu objetivo e por qual razão ela existe.
A NF, como também é conhecida, é uma espécie de documento responsável por registrar qualquer tipo de transação comercial, como o fornecimento de produtos e serviços, por exemplo. Tal documento também é importante para:
- Comprovar as movimentações do caixa da empresa;
- Auxiliar na análise de lucros e no balanço de despesas;
- Provar que o negócio opera de forma regular frente a qualquer fiscalização;
- Recolher os impostos devidos (por parte dos órgãos competentes).
Criada na década de 70, com o objetivo de evitar a sonegação de impostos, a NF chegava aos empresários na forma de “Talão da Fortuna”, um documento preenchido manualmente.
Para garantir sua emissão, o Poder Público incentivava os consumidores a solicitar suas vias, trocando uma quantidade mínima delas por cupons fornecidos pela Secretaria da Fazenda. Que, por sua vez, realizava sorteios mensais de prêmios.
De lá para cá muita coisa mudou. Agora, emitir nota fiscal tornou-se ainda mais fácil (e mais importante), como vamos conferir a seguir.
Quando uma clínica deve emitir nota fiscal?
A melhor e mais simples resposta é, definitivamente, sempre. Emitir uma nota fiscal é obrigatório todas as vezes em que um exame ou uma consulta forem realizados. Afinal, há uma prestação de serviço.
Quem define essa obrigatoriedade, aliás, é a Lei Federal n° 8.846, de 24 de janeiro de 1994. Nela, é destacado que todo consumidor tem o direito de receber a nota fiscal e nenhum estabelecimento, independentemente do tipo, pode negar ou omitir a mesma.
Se a clínica se recusar a fornecer o documento, é caracterizado um crime tributário. Neste caso, as penas podem variar entre:
- Multa no valor de 10% a 100% sobre o valor de cada nota;
- Prisão do responsável pela clínica/empresa (entre 6 meses a 2 anos).
A nota fiscal precisa ser feita manualmente?
Em suma, não. Desde 2006, os talões utilizados para a emissão das notas fiscais começaram a ser substituídos pelas notas eletrônicas, chamadas de NF-e.
No caso das clínicas, no entanto, é preciso emitir nota fiscal de outro tipo: a NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Através de um sistema emissor, o documento pode ser preenchido de maneira mais certeira, contendo todas as informações necessárias.
Vale lembrar, inclusive, que a nota por prestação de serviço pode ser emitida diretamente no site da prefeitura da cidade onde a clínica está estabelecida, diferentemente da voltada para produtos, que necessita de acesso ao Sefaz.
Quais vantagens uma clínica tem ao emitir nota fiscal?
A versão eletrônica da nota fiscal apresenta uma série de vantagens incontestáveis. A primeira delas é com relação ao armazenamento dos documentos que, por não exigir um espaço físico, garante maior organização e agilidade nos serviços prestados.
Além disso, emitir nota fiscal de forma online assegura:
- Otimização de processos internos;
- Regularização diante de órgãos fiscalizadores;
- Redução dos erros de preenchimento;
- Facilidade no cumprimento de obrigações fiscais.
Não basta emitir. É preciso controlar!
Por fim, é preciso entender que emitir nota fiscal é fundamental para uma clínica. No entanto, apenas a emissão não basta para garantir organização no negócio. É necessário também estabelecer um controle desses documentos.
Os motivos para isso, claro, são muitos. Entre eles encontramos:
- Facilidade para gerenciar a entradas de recursos;
- Melhor compreensão dos impostos pagos;
- Zero problemas com a fiscalização, já que tudo estará em perfeita ordem;
- Comodidade para encontrar qualquer tipo de informação referente a procedimentos e pacientes;
- Em caso de troca de equipe, não há a necessidade de treinamento para a localização de documentos;
- Há a simplificação das auditorias internas;
- É possível constatar rapidamente qualquer desvio de dinheiro.
Além disso, organizar e controlar as NFS-e da sua clínica garante tempo extra de dedicação ao que realmente importa: o crescimento da empresa e a qualidade do atendimento aos pacientes.
Como minha clínica pode emitir uma NFS-e?
Ainda que você não possua familiaridade com a emissão de notas fiscais eletrônicas, saiba que esse é um processo bastante simplificado.
De maneira geral, uma NFS-e deve ser emitida diretamente no site da prefeitura da cidade onde a clínica se encontra (e onde o serviço foi prestado). No entanto, é preciso ficar de olho, pois ainda não há uma padronização quanto a essa emissão, podendo haver diferença de município para município.
Por outro lado, existem alguns softwares integrados aos sistemas em questão, que ao serem contratados, facilitam ainda mais a geração de NFS-e.
Também deve-se estar atento, pois em muitos casos, há a exigência de certificado digital, além de um cadastro prévio por parte da empresa, por exemplo.
Entre as informações necessárias para gerar uma nota fiscal de serviço estão:
- CNPJ ou CPF de quem está contratando (ou pagando) pelo serviço;
- Endereço completo do contratante;
- Endereço da clínica;
- Tipo de serviço prestado;
- Valor cobrado pelo serviço.
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