Manter as finanças de uma empresa em dia é um enorme desafio, principalmente para profissionais da área da saúde. Afinal, com uma rotina puxada, o bolso de quem é deste setor pode sair muito prejudicado. Logo, se você faz parte deste grupo, é fundamental saber os documentos que você precisa enviar para o seu contador todos os meses, evitando qualquer eventual pendência.
Além disso, a entrega correta desses documentos oferece segurança para o empreendedor. Isso porque, é com base nessas informações que o negócio se mantém dentro da legalidade, sem sofrer penalidades ou receber multas indesejadas.
No entanto, só é possível garantir esta tranquilidade quando sabemos exatamente o que fazer, não é mesmo? Portanto, fique com a gente durante este artigo e descubra toda a papelada que você precisa entregar aos especialistas que lhe auxiliam para que tudo fique em ordem. Combinado?
Por que eu preciso enviar alguns documentos todos os meses para o meu contador?
Para respondermos esta pergunta vamos pensar por um minuto em uma das principais regras voltadas para quem precisa declarar o Imposto de Renda todos os anos. Se você procurar por conteúdos com dicas sobre o assunto, verá que um dos tópicos que mais se repete é: separe os documentos mensalmente.
O motivo para isso é bastante simples. Afinal, quanto mais organizada a parte financeira da sua empresa for, menores são os riscos de surgirem problemas relacionados ao Fisco ou ao descontrole do que entra e sai do seu negócio.
O mesmo vale, claro, quando falamos dos documentos que você precisa enviar mensalmente para o seu contador, como notas fiscais, documentos trabalhistas e comprovantes de pagamentos, por exemplo.
É preciso lembrar que, quanto mais detalhista você for neste quesito, mais saudável a sua empresa se tornará financeiramente e menores são as chances de deixar alguma obrigação legal passar batida.
Checklist mensal para documentos contábeis
Para facilitar a sua vida preparamos um checklist com os documentos que você precisa enviar para a contabilidade todos os meses. Então, fique atento a lista a seguir.
Documentos trabalhistas
Independentemente do porte do seu negócio, ter funcionários exige que certas regras sejam seguidas e documentos emitidos. Entre esses documentos estão:
- Comprovantes de pagamento de salários;
- Comprovantes de pró-labore;
- Documentação referente a férias;
- Comprovante de pagamento de vale-refeição e vale-transporte;
- Comprovantes de recolhimento de impostos como FGTS, IRRF e INSS;
- Faltas não justificadas;
- Horas extras realizadas;
- Atestados médicos.
Documentos fiscais
No geral, podemos dizer que os documentos fiscais estão entre os mais importantes desta lista. Afinal, são eles os responsáveis por informar todas as transações de compra, venda e prestação de serviços de uma empresa. Entre os principais documentos relacionados ao assunto estão:
- Notas fiscais;
- Comprovantes de pagamento de impostos como PIS, COFINS, ISS, CSLL e DAS.
Documentos contábeis
Já, neste grupo, encontram-se todos os comprovantes e documentos relacionados a contas (a pagar e a receber). Além do mais, é neste ponto que o profissional de contabilidade que lhe auxilia consegue ter uma visão mais detalhada da saúde financeira da sua empresa.
Por isso, fundamental separar todos os itens relacionados a seguir:
- Extratos bancários;
- Extratos de aplicações financeiras;
- Comprovantes de compras de bens;
- Extrato do cartão de crédito empresarial;
- Recibos do pagamento de contas básicas, como aluguel, telefone, internet e IPTU;
- Recibos e comprovantes de despesas diferenciadas, como gastos com combustível, estacionamento e limpeza;
- Contratos de financiamentos;
- Contrato de locação;
- Eventuais contratações de seguros.
Tenha em mente que é com base nos documentos citados acima que o seu contador manterá o livro contábil em ordem, bem como as obrigações acessórias e o pagamento de impostos em dia.
Por que é necessário informar as famosas “despesas diversas”?
De forma simples, podemos dizer que as “despesas diversas” são todo e qualquer custo relacionado ao bom funcionamento do seu negócio. Isso, claro, sem estar diretamente ligado ao fluxo de caixa.
Mas, apesar de parecer simples, os gastos com transporte, hospedagem e alimentação, por exemplo, podem refletir diretamente no cálculo de impostos da empresa, como no caso do enquadramento de Lucro Real.
Portanto, não deixe nada passar em branco na hora de reunir os documentos enviados ao seu contador.
Qual a diferença entre extrato bancário e fatura do cartão de crédito?
Em um primeiro momento, os dois documentos podem parecer bastante semelhantes. Logo, qual a razão para enviá-los ao contador mensalmente?
Bem, é preciso que fique claro que um não substitui o outro. Isso porque, através das faturas podemos observar detalhadamente cada compra realizada. Ou seja, elas são um demonstrativo de todo o dinheiro devido ao banco ou operadora.
Por outro lado, o extrato bancário é um demonstrativo enviado ao usuário para informar toda a movimentação (tanto de entrada quanto de saída) ligada ao cartão/ conta.
Dicas para não perder o prazo do envio de documentos
Por fim, preparamos algumas dicas simples e bastante eficientes para lhe auxiliar, e garantir que você não perca o prazo para enviar os documentos mensais ao seu contador. Vamos conferir todas elas?
- Tenha (e mantenha) um checklist
Este artigo conta com um checklist completo, contendo uma boa variedade de documentos para serem enviados à contabilidade. Com ele, você garante que tudo esteja em dia, facilitando o seu serviço e o dos especialistas que lhe auxiliam.
- Estabeleça prazos
Se você precisa enviar os documentos até o décimo dia do mês, não espere para fazê-lo um dia antes. O ideal, é estabelecer prazos a si mesmo, organizando a papelada com ao menos uma semana de “folga”, por exemplo.
Desta maneira, se algo estiver faltando, ainda haverá tempo hábil para resolver a questão.
- Seu contador está aí para lhe ajudar
Tenha em mente que seu contador também se beneficia com a sua organização. Por isso, em caso de dúvidas sobre o que enviar, qual o prazo limite e o que fazer se não encontrar algum documento, não pense duas vezes e procure a sua ajuda.
Precisando de ajuda com as burocracias que envolvem a área da saúde? Então, venha bater um papo com a gente! Para isso, basta enviar uma mensagem em nosso WhatsApp agora mesmo.
