Muitos profissionais da saúde que possuem seu próprio consultório já passaram por uma dessas situações: ter que realizar atendimentos demais em um único dia ou possuir poucos pacientes e correr o risco de gerar uma receita baixa. Mas, então, como descobrir a capacidade de atendimento ideal de um negócio?
Bem, embora este pareça um problema simples de resolver, nem sempre é fácil chegar a um número preciso. Afinal, há muitos pontos para se considerar, como o tempo estimado de cada consulta, o tratamento realizado e o nível de envolvimento especialista/paciente.
Portanto, se você está curioso para descobrir quantas pessoas é possível atender com a sua estrutura atual, prezando sempre pela satisfação dos pacientes, fique com a gente até o final deste artigo. Combinado?
Por que é importante definir a sua capacidade de atendimento?
Embora possa parecer tentador atender inúmeros pacientes diariamente, nenhum consultório possui estrutura para fazer isso de maneira satisfatória. Ou seja, sem que a qualidade desses atendimentos seja afetada.
Por isso, é fundamental descobrir a capacidade de atendimento do seu negócio, já que essa informação está diretamente ligada a:
- Satisfação dos pacientes: quando as pessoas procuram por atendimento especializado na área da saúde, é normal que esperem encontrar um profissional atencioso, que esteja disposto a ouvir suas queixas e que não tente apressar o atendimento. Ou seja, eles realmente esperam uma experiência de qualidade. Essa experiência, claro, só é possível quando não há um número incontável de consultas agendadas;
- Carga horária definida: estabelecer um número de atendimentos diários também pode afetar positivamente a vida do profissional, garantindo o descanso necessário para que seu serviço seja realizado com excelência, sem afetar sua saúde mental e física;
- Avaliação de desempenho: com um número controlado de consultas é possível identificar com maior facilidade a qualidade do seu trabalho e como ele impacta diretamente a vida de seus pacientes. Tenha em mente que, quanto maior for o número de pessoas que frequentam diariamente o seu consultório, menos tempo você terá para identificar falhas.
É possível determinar um número máximo de pacientes para atender diariamente?
Em tese, esse é um cálculo bastante complicado e que, mesmo se realizado, provavelmente seria impreciso. No entanto, é possível levar em consideração algumas informações do seu consultório para conseguir determinar a capacidade de atendimento diário. Por exemplo:
- Quantidade de funcionários;
- Carga horária;
- Despesas fixas e variáveis;
- Margem de lucro.
Aliás, quando falamos em margem de lucro, é imprescindível analisar se o valor cobrado por cada consulta gerará lucro ou lhe deixará no prejuízo. O ideal é que o montante seja suficiente para que você pague todas as contas e salários (caso existam funcionários), e tire o seu próprio salário mensal. Caso contrário, você provavelmente terá que aumentar o número de pacientes, o que afetará a qualidade do serviço prestado e lhe causará uma sobrecarga de trabalho.
Lembre-se de levar em consideração a sua infraestrutura!
Além do número de funcionários e das despesas do negócio, é importante levar em consideração se a infraestrutura do seu consultório é capaz de comportar um número grande de atendimentos diários.
Para isso, basta analisar:
- Quanto espaço você possui na sala de espera;
- A quantidade de equipamentos e materiais disponíveis;
- O tamanho do lugar;
- Quantas pessoas são responsáveis pela recepção dos pacientes.
Tenha em mente que, um consultório pequeno superlotado, por exemplo, pode deixar a desejar tanto no atendimento quanto no acolhimento de quem chega ao local. E isso, claro, impacta diretamente na possibilidade de um retorno.
Dicas para lhe ajudar a encontrar o equilíbrio entre o número de pacientes e o lucro do seu consultório
Agora que você já sabe exatamente o que pode afetar a capacidade de atendimento do seu consultório, chegou a hora de conferir algumas dicas práticas para resolver essa conta. Por isso, fique de olho:
Faça uma análise minuciosa da jornada de trabalho do seu negócio
Ou seja, defina quantas horas por dia você e a sua equipe passarão no consultório. Nesse caso, lembre-se também de considerar se existirão horas extras e de subtrair as pausas, e intervalos.
Estabeleça o tempo de duração de cada consulta
É muito importante que as consultas possuam tempos semelhantes de duração, levando em consideração a sua especialidade. Assim, além de evitar atrasos, você garante que seus pacientes se sintam acolhidos e ouvidos.
Tenha uma margem de erro
Você pode, por exemplo, estabelecer um intervalo de cinco minutos entre uma consulta e outra. Assim, além de ter tempo para resolver pendências administrativas ou ir ao banheiro, você não atrasa o horário do próximo paciente caso o atendimento se estenda um pouco mais.
Coloque os números no papel
Você deve sempre dividir o total de horas de trabalho pelo tempo dedicado a cada paciente (incluindo as pausas e intervalos entre consultas). Se você trabalha sete horas por dia, por exemplo, com consultas de 20 minutos, o cálculo seria:
7 (horas) x 60 (minutos) = 420 (minutos) / 20 (tempo de consulta) = 21 pacientes por dia.
Faça ajustes de acordo com a sua demanda e capacidade de atendimento
É normal que, em determinadas épocas do ano, o fluxo de pacientes aumente ou diminua. Logo, é fundamental saber identificar esses períodos e realizar os ajustes necessários. Assim, você garante um bom atendimento e o lucro que precisa para manter as coisas em ordem.
Seguindo essas dicas simples, você estará preparado para encontrar a relação entre número de pacientes e lucro do seu consultório. O resultado? Qualidade no serviço prestado, eficiência, rentabilidade e uma chance maior de agregar valor ao seu nome e à sua imagem como profissional da área da saúde, independentemente da especialidade.
Lembre-se sempre que é necessário ter a habilidade de se ajustar às demandas e analisar o seu negócio de modo estratégico, usando para isso todas as ferramentas disponíveis. Com a abordagem certa, é possível garantir o equilíbrio entre o número e a qualidade dos atendimentos.
Precisando de ajuda para gerenciar as despesas do seu consultório? Então, não pense duas vezes e entre em contato hoje mesmo com o time da Escritax. Estamos prontos para lhe ajudar no que for preciso!
